Как сделать диаграмму ганта в excel

Шаблоны диаграмм Ганта в Excel

Как видите, построить простую диаграмму Ганта в Excel совсем не сложно. Но что, если требуется более сложная диаграмма Ганта, в которой заливка задачи зависит от процента её выполнения, а контрольные точки проекта обозначены вертикальными линиями? Конечно, если Вы относитесь к числу тех редких и загадочных существ, которых мы уважительно называем Гуру Excel, то можете попробовать сделать такую диаграмму самостоятельно.

Однако, быстрее и проще будет использовать готовые шаблоны диаграммы Ганта в Excel. Ниже приведён краткий обзор нескольких шаблонов диаграммы Ганта для управления проектами для различных версий Microsoft Excel.

Шаблон диаграммы Ганта для Excel 2013 от Microsoft

Этот шаблон диаграммы Ганта для Excel называется Планировщик проекта (Gantt Project Planner). Он предназначен для отслеживания выполнения проекта по различным показателям, таким как Плановое начало (Plan Start) и Фактическое начало (Actual Start), Плановая длительность (Plan Duration) и Фактическая длительность (Actual Duration), а также Процент завершения (Percent Complete).

В Excel 2013 этот шаблон доступен на вкладке Файл (File) в окне Создать (New). Если в этом разделе шаблон отсутствует, то его можно загрузить с веб-сайта Microsoft. Для использования этого шаблона не требуется никаких дополнительных знаний – кликните по нему и приступайте к работе.

Онлайн шаблон диаграммы Ганта

На сайте smartsheet.com предложен интерактивный онлайн конструктор диаграмм Ганта. Этот шаблон диаграммы Ганта так же прост и готов к использованию, как и предыдущий. Сервис предлагает 30-дневный бесплатный пробный период, так что смело регистрируйтесь при помощи аккаунта Google и сразу же приступайте к созданию своей первой диаграммы Ганта.

Процесс очень прост: в таблице слева вводите детали своего проекта, и по мере заполнения таблицы, справа создаётся диаграмма Ганта.

Шаблоны диаграммы Ганта для Excel, Таблиц Google и OpenOffice Calc

На сайте vertex42.com можно найти бесплатные шаблоны диаграммы Ганта для Excel 2003, 2007, 2010 и 2013, которые также будут работать с OpenOffice Calc и Таблицами Google. Работать с этими шаблонами можно так же, как и с любой обычной таблицей Excel. Просто введите дату начала и продолжительность для каждой задачи и укажите % выполнения в столбце % Complete. Чтобы изменить диапазон дат, показанный в области построения диаграммы Ганта, передвигайте ползунок на полосе прокрутки.

И, наконец, ещё один шаблон диаграммы Ганта в Excel для вашего рассмотрения.

Шаблон «Project Manager Gantt Chart»

Ещё один бесплатный шаблон диаграммы Ганта предложен на сайте professionalexcel.com и называется «Project Manager Gantt Chart». В этом шаблоне есть возможность выбирать просмотр (дневной или стандартный недельный), в зависимости от длительности отслеживаемых задач.

Надеюсь, что, хотя бы один из предложенных шаблонов диаграммы Ганта подойдёт для Ваших нужд. Если нет – в интернете можно найти великое множество разнообразных шаблонов диаграммы Ганта.

Теперь, познакомившись с основными особенностями диаграммы Ганта, Вы можете продолжить её изучение и научиться создавать собственные сложные диаграммы Ганта в Excel, чтобы удивить начальника и всех своих коллег

Intasker

Здесь вы сможете сами задавать приоритетность проектных заданий, выделяя из массива самые значимые. Доступна функция разделения массива на отдельные этапы-спринты с отдельной визуализацией. Есть возможность настройки прав пользователей к той или иной диаграмме, а также деление коллектива на отдельные команды.

При помощи мессенджера Телеграм в Intasker настраивается рассылка уведомлений об изменениях статуса заданий. В вашем арсенале будут привлекательные шаблоны, с шикарными возможностями редактирования. Еще одна уникальная функция – мультиязычность. Каждый отдельный член команды сможет использовать сервис на подходящем для него языке.

Основные программы, в которых можно строить

Пусть первые графики Ганта и были начерчены на бумаге, сейчас же графики можно создать на компьютере разными способами. Можно сделать её в любой программе для создания таблиц. Например:

Microsoft Excel

Microsoft Excel — одна из самых популярных программ для создания таблиц. Чтобы сделать диаграмму Ганта, можно выбрать шаблон графика при создании нового файла.

Но для того, чтобы создать график Ганта вручную, используйте следующий алгоритм:

1. Нужно создать таблицу. Для начала вам нужны основные данные — имя задачи, дата выполнения и продолжительность (в днях). В столбце А пишите имя задачи, начиная со 2 строки. При этом, первую строку не заполняйте — так программа не будет использовать столбцы A и B как категорию осей.
2. После создания таблицы переходим к самой схеме Ганта. Для ее создания выделите нужный диапазон (всю вашу таблицу) и вставьте (через панель Вставить, где вы найдете все виды диаграмм) линейчатую гистограмму с накоплением. Нажмите кнопку ОК. Всё лишнее вручную удалите из вашего графика.
3. Выберите ось по вертикали и вызовите окошко «Формат оси».
4. Здесь найдите Параметры оси. Выберите флажки «Горизонтальная ось пересекает… для отображения даты в нижней части», а затем «обратный порядок категорий… по порядку, начиная с верхней». Выполнив эти действия, можете закрывать окно и переходить к следующему пункту.
5. Выбирайте нужный вам ряд исходников и вызывайте окно «Формат ряда».
6. Открыв это окно, в разделе Заливка выберите настройку Нет заливки, затем в настройках Цвет границы установите положение Нет линий. После этого можете закрывать окно. Так вы скроете ряды данных.
7. Далее вы сможете отредактировать формат графика вручную. Особенно удобно это делать в версиях Excel 2010 и выше.

LibreOffice Calc

Принцип создания графика Ганта в программе LibreOffice Calc очень схож с принципом её создания в Excel.

1. Как и в прошлой схеме, для начала сделайте таблицу с вашими исходниками — названия целей, даты начала и конца проекта и каждой задачи, сроки на выполнение.
2. Выделите нужный диапазон с данными (опять же, не стоит выделять названия типов сверху — только сами данные)
3. Создайте Линейную гистограмму с накоплением, как это делалось в прошлой программе.
4. По горизонтали нужно вывести даты. Для этого в окне «Формат оси», в подпункте «Числа» выберите формат даты. В подпункте Масштабировать убирайте флажки «Автоматически» возле показателей «Минимальное» и «Максимальное».
5. В появившихся окнах введите — для окна Минимальное — первый день (начало первой задачи), для окна Максимальное — последний день (окончание последней)
6. Остальные шаги так же проделайте вручную, например, удалите ненужные линии, оставив их без заливки.

OnlyOffice

OnlyOffice — одна из интернет-утилит для управления и планирования. Здесь создать график так же легко — точнее, он строится сам, после назначения всех нужных задач и дат непосредственно в структуру проекта. Сроки можно установить и изменить прямо на графике, перетащив нужную вам задачу мышью. Интерфейс программы понятен и прост.

Google Таблицы

Для создания аналога таблицы Ганта будем использовать условное форматирование:

1. Создайте таблицу с вашими данными и выставите все даты проекта справа от таблицы.
2. Далее выделяйте пустую область между введенными исходниками и всеми датами проекта. Там вы создадите вашу диаграмму. Нажмите ПКМ (правая кнопка мыши) и выберите пункт «Условное форматирование».
3. Найдите параметры «Форматирование ячеек» и вставьте туда формулу =И(E$1<=$C2;E$1>=$B2), где:

• B2 — ячейка, где записана дата начала задачи
• C2 — ячейка, где записана дата окончания задачи
• E1 — самая первая ячейка дат вашего проекта

Программа сама сделает всё за вас. В итоге должна получиться таблица, похожая на нужную схему графика.

Из перечисленных выше способов самые простые (как последние три программы) подойдут для создания диаграмм Ганта в бытовых целях, таких как ремонт или переезд и их распланирование, а может и для маленьких проектов какой-либо фирмы. Но для больших бизнес-проектов следует использовать исключительно профессиональные утилиты, вроде Microsoft Excel.

После создания диаграммы, нужно внимательно за ней следить и регулярно обновлять, чтобы рационально учитывать рабочее время для каждой из задач.

Проблемы выполнения плана, отслеживания эффективности, аналитики

Контроль большого количества задач с разной длительностью (а иногда находящихся в работе одновременно) весьма затруднителен. Нужно мониторить процесс выполнения: следить, какой процент уже выполнен, сколько осталось, какие задачи выполняются наиболее эффективно — данные такого наблюдения помогают анализировать работу над проектом и улучшать её в дальнейшем.

А в ситуациях, когда нужно контролировать работу сотрудников, и вовсе сложно уследить за текущими их действиями.

Или — если вы хотите видеть, на какой стадии в данный момент ваш проект, отданный на аутсорс — тоже волнительно — особенно когда вы работаете с аутсорсером впервые, или поставленная перед ним задача состоит из нескольких этапов.

Совместить требования и предпринимателя, и заказчика, и исполнителя может один простой инструмент.

Как построить диаграмму Ганта онлайн

Как мы уже говорили, работать с диаграммой Ганта в Экселе проще, если вы ведете проект самостоятельно либо в небольшой команде. А как быть тем, кто планирует многоуровневый проект в крупной компании?

Решит эту проблему специальный инструмент для построения диаграммы Ганта. С его помощью вы можете быстро и легко создать график, управлять им, а также централизованно хранить всю информацию о плане в одном месте.

Далее мы расскажем вам, как построить диаграмму Ганта в инструменте управления проектами онлайн GanttPRO.

1. Зарегистрируйтесь в приложении, используя электронную почту либо аккаунты Microsoft, LinkedIn или Facebook.

2. Затем перейдите к добавлению нового проекта. В окне, появившемся после регистрации, нажмите «Создать новый проект». Настройте рабочий календарь, выберите дни для работы и отдыха, задайте единицу планирования проектов (от часов до месяцев).

Если вы начали работу с проектом в одном из классических приложений, а затем решили перейти в GanttPRO, мы можем предложить вам возможность импорта. В GanttPRO легко импортировать файлы форматов:

• XLSX.
• MPP (ранее мы рассказывали о том, как построить диаграмму Ганта в MS Project). 
• CSV,
• и проекты из JIRA Cloud.

Таким образом, вся ранее созданная информация сохранится, и вам не придется тратить время на ее восстановление.

3. Итак, когда основные параметры будущего проекта заданы, нажмите на «Создать новый проект».

Перед вами откроется рабочее поле, где буквально за несколько секунд вы сможете начать создавать задачи. Для этого кликните на «Добавить задачу» слева от временной шкалы. 

Ниже вы можете посмотреть, как выглядит уже готовый проект, созданный с помощью нашего планировщика задач онлайн.

Вся информация о проекте всегда находится в одном месте и доступна каждому участнику команды 24/7.

Преимущества работы с диаграммой Ганта в GanttPRO:

• Простой и интуитивный интерфейс, который позволяет построить график в считанные минуты.
• Возможность автоматического планирования.
• Создание подзадач, групп задач, вех и зависимостей.
• Оповещения в режиме реального времени.
• Контроль дедлайнов.
• Управление рабочей загрузкой.
• Возможность оставлять комментарии, упоминать коллег, прикреплять файлы.
• Настраиваемые колонки.
• Интеграция с JIRA Cloud, Google Drive, Slack.
• Возможность поделиться диаграммой с кем угодно с помощью ссылки.
• Управление портфелем проектов. 
• Готовые шаблоны диаграммы Ганта для различных профессиональных областей.
• Создание собственного шаблона для использования в будущем.
• Возможность назначать несколько ресурсов на задачу,
• и многое другое.

С GanttPRO все эти действия не займут много времени и значительно облегчат работу над проектом.

Какой инструмент выбрать для создания диаграммы Ганта 

График Ганта — универсальный инструмент для управления проектами. С его помощью можно просто и быстро визуализировать рабочие процессы и контролировать их реализацию.

Диаграмму Ганта можно создать с помощью множества классических инструментов:

• Word.
• PowerPoint.
• MS Project.
• Excel, 
• и других.

Выбор инструмента зависит от того, насколько широкий функционал требуется для комфортной работы над проектом вам и вашей команде. Стандартные приложения, перечисленные выше, подойдут для работы с графиком начинающим менеджерам либо тем, кто работает в одиночку.

В Экселе полноценно работать с диаграммой Ганта довольно проблематично: внесение правок и корректировок будет отнимать много времени, которое можно было бы потратить на работу над проектом.

Если же вы планируете не только создание, но и работу с графиком Ганта и его данными, удобнее будет воспользоваться специальными инструментами для управления проектами. 

Как создать диаграмму Ганта в Excel?

Чтобы сделать нужную вам диаграмму средствами табличного редактора от Microsoft, нужно последовательно выполнить следующее:

1. Создать таблицу с перечнем задач. Перед тем, как построить диаграмму Ганта в Excel, нужно подготовить информационный массив для ее формирования. Все текущие задания здесь сортируются по времени старта – чем раньше начинается выполнение той или иной работы, тем выше располагается занимаемая ей строка. Также для каждого этапа нужно указать дату окончания и длительность в днях. Самое главное здесь – внести максимальное количество всех задач, потому как в дальнейшем сделать это может быть очень непросто – зачастую приходится менять весь формат графика.
2. Построение диаграммы.Для создания диаграммы Ганта в Excel следует последовательно выбрать следующие пункты меню: «Вставка» — «Гистограмма» — «Гистограмма с накоплением». После этого нужно привязать ее столбцы к введенным ранее данным. Для этого используется команда «Выбрать данные…» Вам необходимо указать правильные значения для ячеек «Имя ряда» и правильный диапазон для поля «Значения». Когда все данные указаны, нужно настроить отображение задач вместо дат их начала в левой части графика. Для этого кликаем по любой его строке, правой клавишей выбираем пункт «Выбрать данные…», находим блок «Подписи горизонтальной строки» — и кликаем по кнопке «Изменить». Сейчас мы можем задать требуемый диапазон ячеек, из которого график будет брать названия для задач, — их мы прописывали на первом этапе.
3. Форматирование диаграммы.Здесь нам нужно настроить отображение информации в графике. Прежде всего, задаем правильную последовательность задач – кликаем их список, правой клавишей вызываем меню «Формат оси» — и ставим галочку на пункте «Обратный порядок». Можно удалить описание для столбцов с датами старта и финиша и длительностью. Также для наглядности можно скрыть начало строк, иллюстрирующих задачи, — по умолчанию они идут от вертикальной оси независимо от даты старта. Сделать это можно, убрав заливку и линии границ. Также имеет смысл убрать лишние пробелы, удалить пустоту, оставшуюся в начале диаграммы.

Как и где сделать диаграмму Ганта

Если специализированных программ по управлению проектами в наличии нет, то можно легко и быстро построить диаграмму Ганта в Excel.

Для начала необходимо проверить, есть ли в Excel шаблон необходимой диаграммы:

1. В главном меню во вкладке «Вставка» нажать кнопку «Диаграмма».
2. В появившемся меню выбрать папку «Шаблоны».
3. Выбрать в списке сохраненных шаблонов «Диаграмма Ганта» и внести необходимые данные.

В том случае, если в предустановленной версии офисной программы такой шаблон отсутствует, его можно скачать с официального сайта Microsoft Office. Нужный инструмент очень легко найти в разделе «Шаблоны», далее нужно выбрать подраздел «Документы и отчетность», а полное название шаблона – «Планировщик проекта на диаграмме Ганта». В Excel указанный инструмент могут с легкостью заменить платные специализированные программы.

Диаграма Ганта против Канбан доски

В проектах, которые работают по методике Agile, а в особенности SCRUM, диаграмма Ганта перестает быть эффективным инструментом. Чаще всего в них используют метод канбан-досок. Однако, нельзя говорить, что эти методы взаимозаменяемы.

Они просто отвечают на разные вопросы:

По тому же проекту, который мы приводили в пример выше, можно использовать и канбан-доску. Она реализовывается в Worksection через метки и не имеет четкой привязки ко времени выполнения задания.

Если задача по разработке дизайна уже практически завершена, но еще не имплементирована — это будет видно на Канбан-доске, но не будет отражено в диаграмме Ганта. Поэтому Worksection позволяет совмещать эти два инструмента путем переключения вкладок.

Диаграмма Ганта — общепринятый, удобный, а главное, визуально понятный метод планирования проектов. Трудности при работе с ней возникают, если есть необходимость постоянно вручную переставлять сроки задач. Однако, если использовать инструменты автоматизации как Worksection, это будет происходить автоматически.

Диаграмма Ганта перестает работать, когда проект становится слишком большим и детальным, чтобы его реально было визуализировать. А также, если работа над проектом ведет по методике Agile. Хотя в обоих случаях может пригодится для глобального плана проекта.

Недостатки диаграммы

Несмотря на то что диаграмма отлично справляется с задачей визуализации, стоит отметить ряд ее недостатков:

• негибкость;
• зависимость;
• перегруженность.

Рассмотрим подробнее каждый из минусов диаграммы Ганта. Пример, когда преимущество становится недостатком, это визуализация слишком большого количества задач. В итоге диаграмма становится перегруженной, теряется ее основная цель – представить информацию в доступном виде.

Реальность меняет планы менеджеров в управлении проектом достаточно часто, количество задач или принципиальная структура системы меняется, что требует определенных правок в первичной диаграмме. Часто единственным решением проблемы является перерисовка диаграммы заново.

Проект – это сложная система с определенным набором задач и временной шкалой, кроме того, между всеми элементами существует связь. Но как сделать диаграмму Ганта пригодной для демонстрации взаимосвязей между задачами? Решением стало дополнение готовой диаграммы вертикальными линиями с пояснениями, однако это серьезно усложняет изначально легкий инструмент.

Как выглядит диаграмма Ганта

Диаграмма, или график Ганта, как его еще называют, состоит из двух шкал: временная и шкала задач. Каждая задача представлена в виде прямоугольника, протяженность которого измеряется в указанных единицах времени. Так, можно проследить, какие проекты или задачи должны быть выполнены, и в какой срок. Из диаграммы также становится понятно, какие проекты должны выполняться параллельно или последовательно.

Известно, что визуальная информация воспринимается человеком значительно быстрее, возможно, именно поэтому диаграмма Ганта стала такой популярной. Значительно легче представлять список задач в виде временной шкалы, а также удобно распределять задачи между сотрудниками.

Как создать диаграмму Ганта в Google.Таблицах

Для совместной работы более удобной альтернативой Екселю будут Гугл.Таблицы. Здесь также можно, потратив некоторое время, сделать диаграмму Ганта. Особенность работы в этом сервисе заключается в том, что с помощью стандартных инструментов построения диаграмм эту задачу не решить – здесь приходится использовать функции условного форматирования:

Создайте лист с полным перечнем задач и датами их начала и завершения: столбец с заданиями, столбцы с датами начала и завершения, а также полный перечень дат проекта в верхней строке – по 1 дате на 1 ячейку.
Выделите пространство в свободной части листа (в нашем примере мы выделили ячейку E2, щелкните правой клавишей и выберите пункт меню «Условное форматирование».
Перейдите в окно «Ваша формула» и задайте в нем формулу «=И(E$1=$B2)». Е1 означает первую ячейку с датами всего проекта, С2 обозначает ячейку с временем завершения задачи №1, а В2 – это время начала задачи №1

Обратите внимание, формула в данном виде будет верна в том случае, если первая задача прописана в ячейке А2, дата ее старта – в В2, дата окончания – в С2, а перечень дат проекта начинается с ячейки Е1.
После того, как формула будет применена, будет автоматически сгенерирована диаграмма Ганта. Преимущество Гугл.Таблиц перед Excel не только в том, что с ними можно работать коллективно через интернет, но и в более простом изменении

Однако при вводе новых данных и редактировании текущих периодически может возникать необходимость изменения диапазона условного форматирования.

Как видно, создать диаграммы Ганта в Excel и Google вполне возможно, однако для этого потребуется иметь под рукой либо справочную информацию, либо шаблон, который все равно придется впоследствии настраивать и редактировать. Такую работу вряд ли можно назвать простой. Поэтому гораздо более удобным и эффективным способом внедрить эти практичные диаграммы в свою деятельность будет использование системы управления проектами Intasker. Здесь это можно сделать буквально за несколько секунд.

Добавление задач в Wrike

Когда вы будете готовы отразить свои планы на Диаграмме Ганта, вы можете находиться в одной из двух ситуаций:

1. График работы уже спланирован.
2. Календарный план выполнения задач еще не создан.

В обоих случаях прежде всего следует занести все задачи в Wrike.

Лучше всего это сделать, открыв список задач. В нем можно использовать функцию быстрого добавления, чтобы перенести все ваши задачи в рабочее пространство с минимальными усилиями.

1. Выберите нужный проект или папку, куда вы хотите добавить задачи.
2. Нажмите «+ Новая задача» (+ New Task) вверху списка задач.
3. Введите имя задачи и нажмите клавишу Enter.
4. Повторяйте эти шаги, пока все ваши задачи не будут занесены в рабочее пространство.

Чтобы все задачи отображались на диаграмме, им нужно назначить сроки выполнения. Быстро указать даты можно с помощью специальных кнопок в списке задач:

1. Наведите курсор на правую часть поля задачи в списке, и на экране появится значок календаря.
2. Нажмите на значок и выберите сроки выполнения каждой задачи.
3. Если вам известна продолжительность задачи (сколько времени займет ее выполнение), то можете указать и ее.

Управление проектами онлайн на Диаграмме Ганта

Не нужно отмечать задачи как вехи, если только речь не идет о завершении проекта (например, о планируемом запуске, событии, к которому идет подготовка, или об окончательном сроке). В большинстве проектов в качестве вехи следует выбирать только одну задачу. Если у вас есть сомнения, можете указать вехи позже.

Если вы находитесь во второй ситуации (график еще не составлен), установите для всех ваших задач одну и ту же дату — близкую к ориентировочной дате начала проекта. Так вы сможете отобразить свои задачи на Диаграмме Ганта, а затем легко изменить даты, перетащив их.

Доработка календарного плана

После занесения в Wrike всех ваших задач и сроков их выполнения можно приступить к работе с Диаграммой Ганта.

Настройка дат начала и завершения задач

Теперь, когда вы видите визуальное отображение календарного плана, тщательно его проверьте и при необходимости исправьте.

Если календарный план еще не составлен, то сейчас самое время расставить задачи на временной шкале, присвоив им даты начала и окончания. Это можно сделать простым перетаскиванием. При составлении плана учитывайте, в каком порядке должны выполняться задачи.

Закончив составление календарного плана, выберите дату завершения проекта в качестве вехи, если не сделали этого раньше. На временной шкале она будет помечена флажком. Выбор вехи полезен тем, что если вы станете сдвигать задачи вперед или назад по временной шкале, веха останется на месте. Вехи необходимы в проектах с фиксированной датой выполнения, которую нельзя изменить (например, если вы заранее объявили о дате запуска, или клиент установил для вас жесткие сроки). Выберите задачу, которую хотите указать в качестве вехи, нажмите «Превратить в веху» (Convert to milestone) и тщательно проверьте точность указанной даты.

Настройка зависимостей 

Одна из основных целей использования Диаграммы Ганта — это настройка зависимостей между задачами. Задачи могут зависеть от начала или окончания других задач. Связать их можно одним из четырех способов:

1. Задача A не может начаться, пока не будет завершена задача Б.
2. Задача A не может начаться, пока не будет начата задача Б.
3. Задача A не может быть завершена, пока не будет завершена задача Б.
4. Задача A не может быть завершена, пока не будет начата задача Б.

Если единственная зависимость в вашем календарном плане относится к вехе (например, событие-веха не может завершиться, пока не будут выполнены все задачи), свяжите все задачи с вехой. Зависимость задач  также устанавливается путем перетаскивания. Перетащите линию от начала или окончания задачи А к началу или окончанию задачи Б, чтобы настроить связь.

Если зависимости установлены правильно, после изменения срока начала или окончания одной из задач сроки всех связанных с ней задач будут перенесены автоматически.