База данных access. таблицы в субд microsoft access

3.1. Определение связей между таблицами

В созданной базе данных таблицы связаны друг с другом. Для связанных таблиц изменение некоторых свойств полей становится невозможным. В связанную таблицу нельзя добавить новое поле или удалить существующее поле, но можно добавить записи, а также изменить значения отдельных полей. Если связь установлена с таблицей Access, то доступна также операция удаления записей.

После того как в БД созданы основные таблицы, следует указать, как они связаны друг с другом. Эти связи Access будет использовать в запросах, формах и отчетах при отборе информации из нескольких таблиц. Задание связей между таблицами позволяет также обеспечить защиту целостности данных в БД. Окно связей вызывается командой Схема данныхменюРабота с базой данных(см. рис. 3.1)

Связь между двумя таблицами, одна из которых является главной, а другая подчиненной, устанавливает соответствие между записями этих таблиц. Для установления связи нужно, чтобы в главной таблице существовало поле или группа полей, совокупность значений которых однозначно определяла бы запись (была уникальной). Обычно в качестве поля (группы полей) связи выбирается ключевое поле таблицы, но достаточно, чтобы оно имело уникальный индекс. В соответствие ему ставится поле (группа полей) подчиненной таблицы, называемое внешним ключом. Связь между записями устанавливается по совпадению значений в полях связи.

. Поля связи могут иметь разные имена, но они должны иметь один тип данных и иметь однотипное содержимое.

Исключение из этого правила: поле типа Счетчик можно связывать с числовым полем, имеющим в свойстве Размер поля значение «Длинное целое». Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля. Например, для получения информации о студентах и полученных ими оценках следует определить связь по полям Код Студента в таблицах Студенты и Сессия. Главной в этой связи будет таблица Студенты, а подчиненной — таблица Сессия. Каждой записи в главной таблице — данным о студенте — соответствует несколько (или ни одной) записей из подчиненной таблицы — информация об его оценках. Поле Код Студента в таблице Сессия является внешним ключом.

Показать все строки из одной таблицы и соответствующие строки другой таблицы

Внешние соединения сообщают, что хотя некоторые строки на обеих сторонах соединения точно соответствуют друг другу, в запросе должны содержаться все строки из одной таблицы, а также строки другой таблицы, которые имеют общее значение на обеих сторонах соединения.

Внешние соединения могут быть левыми внешними соединениями или раздельными внешними соединениями. В левом внешнем соединении запрос включает все строки из первой таблицы в предложении SQL FROM, и только те строки из другой таблицы, в которых присоединено поле, содержащее значения, которые являются общими для обеих таблиц. В правом внешнем соединении запрос включает все строки из второй таблицы в предложении SQL FROM, и только те строки из другой таблицы, в которых присоединено поле, содержащее значения, которые являются общими для обеих таблиц.

Примечание: Вы можете легко узнать, какая таблица является левой или правой таблицей в данном соединении, дважды щелкнув соединение и просматривая диалоговое окно » Свойства объединения «. Вы также можете переключиться в режим SQL, а затем проверить предложение FROM.

Так как некоторые строки на одной стороне внешнего соединения не будут содержать соответствующие строки из другой таблицы, некоторые поля, возвращенные в результатах запроса из этой таблицы, будут пустыми, если строки не соответствуют друг другу.

Как использовать внешнее соединение?

Вы создаете внешнее соединение, изменяя существующее внутреннее соединение. Если внутреннее соединение не существует, создайте его, а затем измените на внешнее соединение.

Изменение внутреннего объединения на внешнее соединение

В режиме конструктора запроса дважды щелкните соединение, которое вы хотите изменить.

Откроется диалоговое окно Параметры соединения.

В диалоговом окне Свойства объединения Обратите внимание на варианты, указанные в разделе Параметры 2 и 3. Выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК

Выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.

Приложение Access выведет соединение и отобразит стрелку, указывающую на источник данных, в который будут включены все строки, в которых будут включены только те строки, которые удовлетворяют условию соединения.

Неоднозначные внешние соединения

Если вы создаете запрос с левым СОЕДИНЕНИЕм и ВНУТРЕННим СОЕДИНЕНИЕм, Access не сможет определить, какую операцию соединения нужно выполнить в первую очередь. Так как результаты различаются в зависимости от того, выполняется ли левое соединение или внутреннее соединение, Access выводит сообщение об ошибке:

Чтобы исправить эту ошибку, измените запрос так, чтобы он не был понятен для выполнения первой операции.

Синтаксис SQL для внешнего соединения

Внешние соединения задаются в SQL в предложении FROM, как показано ниже.

FROM Таблица1 Join Таблица2для Table1. field1 Compare Table2. поле2

Операции LEFT JOIN и RIGHT JOIN состоят из следующих элементов:

Имена таблиц, содержащих объединяемые записи.

Имена Объединенных полей. Поля должны быть одного и того же тип данных и содержать данные одного и того же типа, но они не должны иметь одинакового имени.

Любой оператор сравнения: (=, , = или <>)

Дополнительные сведения о синтаксисе OUTER JOIN можно найти в разделе Выполнение операций соединения LEFT JOIN и RIGHT JOIN.

Есть две таблицы..

Чтобы не придумывать ничего нового, возьмем уже указанный для того, чтобы разъяснить связь многие-ко-многим, пример про студенчество. Необходимо создать таблицу «Студенты» и таблицу «Преподаватели». Как в первой, так и во второй из них имеются первичные ключи. Для объединения экземпляров этих двух сущностей требуется также еще одна таблица, поля которой — ключи первой и второй таблиц.

Если рассмотреть иной пример: допустим, футболисты и команды ( с учетом того, что хотя бы один из футболистов играл за разные сборные, и каждая сборная имеет в своем составе одиннадцать игроков), суть построения связи не поменяется. Также будут нужны три таблицы. Из них «Футболисты» и «Команды» в качестве основных, и одна промежуточная.

База данных Кинга

Эта учебная база данных представляет собой сведения о корпорации Кинга. Среди таблиц:

• сотрудники фирмы — содержит в себе код сотрудника, его фамилию, имя и средний инициал (ориентированность на зарубежные имена), также код начальника и занимаемой сотрудником должности, дату его поступления в фирму, получаемый им оклад и предусмотренные комиссионные, код отдела;
• отделы корпорации — среди полей таблицы есть код и название отдела, а также код его размещения;
• места размещения отделов, которая предполагает внесение информации по коду места размещения и названия города;
• должности в фирме — небольшая таблица с двумя полями кода должности и ее официального названия;
• фирмы-покупатели — поля: код и название покупателя, адрес, город и штат, почтовый код и код региона, телефон, код обслуживающего покупателя менеджера, кредит для покупателя и комментарии (примечания и заметки);
• договоры о продаже, содержащая в себе код и дату договора, код покупателя, дату поставки и общую сумму договора;
• акты продаж — код акта и код договора, в который входит акт, код продукта, его цена, количество приобретенного и общая стоимость покупки;
• товары — код и название продукта;
• цены — код продукта, объявленная на него цена, минимально возможная цена,дата установления и дата отмены цены.

Небольшие таблицы, в наличии у которых не более чем два-три поля, связаны максимум с одной таблицей отношением один-к-одному или один-к-многим.

Масштабные же таблицы, такие как «сотрудники фирмы», «фирмы-покупатели», «договоры о продаже» и «акты продаж» связаны сразу с несколькими сущностями, причем с некоторыми — при помощи «посредников» отношением многие-ко-многим. Таблица «фирмы-покупатели» сама является посреднической, как таковая, ведь в ней есть многие поля, заимствованные из других таблиц и являющиеся внешними ключами. Кроме того, масштабность и взаимосвязь базы данных «Корпорации Кинга» такова, что все отношения неразрывно коррелируют между собой и влияют одно на другое. Разрушение хотя бы одного из них повлечет за собой деструкцию целостности всей БД.

Когда может быть использована связь многие-ко-многим?

Пример связи многие-ко-многим — это студенческая группа и группа преподавателей. Каждый из студентов учится сразу у нескольких профессоров, которые, в свою очередь, читают лекции нескольким ученикам. На картинке показана разница между связью один-к-многим и многие-ко-многим.

Связь многие-ко-многим нередко необходима при составлении масштабных баз данных, мелкие показательные примеры обычно используются только в учебных целях, в реальной же практике получается так, что, чем больше сущностей в БД и больше взаимосвязей между ними — тем более вероятность частого обращения к отношению многие-ко-многим.

Как определить связи между таблицами

При создании связи между таблицами связанные поля не должны иметь одни и те же имена. Однако связанные поля должны иметь один и тот же тип данных, если только поле первичного ключа не является полем AutoNumber. Вы можете сопоставить поле AutoNumber с полем Number, только если свойство FieldSize обоих совпадающих полей совпадает. Например, можно сопоставить поле AutoNumber и поле Number, если свойство theFieldSizeproperty обоих полей имеет значение Long Integer. Даже если оба совпадающих поля являются числовыми полями, они должны иметь параметр sameFieldSizeproperty.

Как определить связи «один ко многим» или «один к одному»

Чтобы создать связь «один ко многим» или «один к одному», выполните следующие действия.

1. Закройте все таблицы. Нельзя создавать или изменять связи между открытыми таблицами.

2. В Access 2002 и Access 2003 выполните следующие действия.

   1. Нажмите F11, чтобы переключиться в окно базы данных.
   2. В меню Инструменты выберите Связи.

   В Access 2007, Access 2010 или Access 2013 нажмите Связи в группе Показать/Скрыть на вкладке Инструменты базы данных.

3. Если вы еще не определили какие-либо связи в базе данных, автоматически отобразится диалоговое окно Показать таблицу. Если вы хотите добавить таблицы, которые нужно связать, но диалоговое окно Добавление таблицы не отображается, нажмите Добавить таблицу в меню Связи.

4. Дважды щелкните имена таблиц, которые необходимо связать, а затем закройте диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы создать связь между одной и той же таблицей, добавьте эту таблицу два раза.

5. Перетащите поле, которое вы хотите связать, из одной таблицы в связанное поле в другой таблице. Чтобы перетащить несколько полей, нажмите Ctrl, нажмите на каждое поле, а затем перетащите их.

   В большинстве случаев вы перетаскиваете поле первичного ключа (это поле отображается жирным текстом) из одной таблицы в аналогичное поле (это поле часто имеет одно и то же имя), которое называется внешним ключом в другой таблице.

6. Откроется диалоговое окно Изменение связей. Убедитесь, что имена полей, отображаемые в двух столбцах, верны. Вы можете изменить имена, если это необходимо.

   При необходимости установите параметры связей. Если вам нужна информация о конкретном элементе в диалоговом окне Изменение связей, нажмите кнопку со знаком вопроса, а затем щелкните элемент. (Эти параметры будут подробно описаны ниже в этой статье.)

7. Нажмите кнопку Создать, чтобы создать связь.

8. Повторите шаги с 4 по 7 для каждой пары таблиц, которые вы хотите связать.

   При закрытии диалогового окна Изменение связей Access спрашивает, хотите ли вы сохранить макет. Сохраняете ли вы макет или не сохраняете макет, созданные вами связи сохраняются в базе данных.

   Примечание

   Можно создавать связи не только в таблицах, но и в запросах. Однако целостность данных связывания не обеспечивается с помощью запросов.

Как определить связь «многие ко многим»

Чтобы создать связь «многие ко многим», выполните следующие действия.

1. Создайте две таблицы, которые будут иметь связь «многие ко многим».

2. Создайте третью таблицу. Это стыковочная таблица. В таблице соединения добавьте новые поля, которые имеют те же определения, что и основные ключевые поля из каждой таблицы, созданной в шаге 1. В связующей таблице основные ключевые поля функционируют как внешние ключи. Вы можете добавить другие поля в связующую таблицу, так же, как и в любую другую таблицу.

3. В связующей таблице установите первичный ключ, чтобы включить основные ключевые поля из двух других таблиц. Например, в связующей таблице «TitleAuthors» первичный ключ будет состоять из полей OrderID и ProductID.

   Примечание

   Чтобы создать первичный ключ, выполните следующие действия:

   1. Откройте таблицу в Конструкторе.

   2. Выберите поле или поля, которые вы хотите определить в качестве первичного ключа. Чтобы выбрать одно поле, нажмите на селектор строки для нужного поля. Чтобы выбрать несколько полей, удерживайте клавишу Ctrl, а затем нажмите селектор строки для каждого поля.

   3. В Access 2002 или в Access 2003 нажмите на Первичный ключ на панели инструментов.

      В Access 2007 нажмите на Первичный ключ в группе Инструменты на вкладке Дизайн.

      Примечание

      Если вы хотите, чтобы порядок полей в первичном ключе с несколькими полями отличался от порядка этих полей в таблице, нажмите Индексы на панели инструментов для отображения диалогового окна Indexes, а затем заново упорядочите имена полей для индекса с именем PrimaryKey.

4. Определите связь один-ко-многим между каждой основной и связующей таблицами.

Ключи в Access

Поля, которые формируют связь между таблицами в Access, называют ключами. Как правило, ключ состоит из одного поля, но может включать и несколько. Существуют 2 вида ключей.
1. Первичный. Он может быть в таблице только один. Такой ключ состоит из одного либо нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Нередко в качестве первичного ключа применяют уникальный идентификатор, код либо порядковый номер. К примеру, в таблице «Клиенты» можно назначить уникальный код клиента каждому клиенту. Поле кода клиента в таком случае будет являться первичным ключом данной таблицы. Если же первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, которые формируют уникальные значения в сочетании друг с другом. Допустим, в таблице с информацией о людях в качестве первичного ключа мы можем использовать сочетание фамилии, даты рождения и имени.
2. Внешний ключ. В таблице также могут быть несколько внешних ключей (либо один). Этот ключ содержит значения, которые соответствуют значениям первичного ключа другой таблицы. К примеру, в таблице «Заказы» каждый заказ может включать код клиента, который соответствует конкретной записи в таблице «Клиенты». А поле «Код клиента» будет внешним ключом таблицы «Заказы».

Таким образом, основой связи между таблицами в Access является соответствие значений между полями ключей. Посредством такой связи мы можем комбинировать данные из связанных таблиц. Допустим, существуют таблицы «Заказы» и «Заказчики». При этом каждая запись в таблице «Заказчики» идентифицируется полем первичного ключа, которое называется «Код»

Если мы хотим связать каждый заказ с клиентом, мы можем добавить в таблицу «Заказы» поле внешнего ключа, которое соответствует полю «Код» в нашей таблице «Заказчики», после чего создать связь между данными 2-мя ключами. В случае добавления записи в таблицу «Заказы» мы могли бы использовать значение кода клиента из нашей таблицы «Заказчики». Тогда во время просмотра каких-нибудь данных о клиенте, который сделал заказ, связь позволила бы определить, какие именно данные из нашей таблицы «Заказчики» соответствуют тем либо иным записям в нашей таблице «Заказы»:

1. Первичный ключ, определяемый по знаку ключа рядом с именем поля.
2. Внешний ключ, определяемый по отсутствию знака ключа.

Ограничения

Ограничения можно использовать для создания основных ключей и целостности ссылок, а также для ограничения значений, которые можно вставить в поле. В общем, ограничения можно использовать для сохранения целостности и согласованности данных в базе данных.

Существует два типа ограничений: ограничение на уровне одного поля или поля и ограничение на уровне нескольких полей или таблиц. Оба типа ограничений можно использовать в заявлении CREATE TABLE или ALTER TABLE.

Ограничение на одно поле, также известное как ограничение на уровне столбцов, объявляется с самим полем после того, как было объявлено поле и тип данных. Используйте таблицу клиентов и создайте основной ключ с одним полем в поле CustomerID. Чтобы добавить ограничение, используйте ключевое слово CONSTRAINT с именем поля.

Обратите внимание, что имя ограничения дано. Можно использовать ярлык для объявления основного ключа, полностью отметаемого в пункте CONSTRAINT

Однако использование метода ярлыка приведет к случайному сгенерировать имя ограничения, что затруднит ссылку в коде. Всегда стоит назвать ограничения.

Чтобы снять ограничение, используйте пункт DROP CONSTRAINT с заявлением ALTER TABLE и укай имя ограничения.

Ограничения также могут использоваться для ограничения допустимых значений для поля. Можно ограничить значения NOT NULL или UNIQUE или определить ограничение проверки, которое является типом бизнес-правила, которое можно применить к полю. Предположим, что необходимо ограничить (или ограничить) значения полей имени и фамилии уникальными, что означает, что никогда не должно быть сочетания имени и фамилии, одинаковой для любых двух записей в таблице. Поскольку это ограничение с несколькими полями, оно объявляется на уровне таблицы, а не на уровне поля. Используйте пункт ADD CONSTRAINT и определите список с несколькими полями.

Ограничение проверки — это мощная SQL, которая позволяет добавлять проверку данных в таблицу, создавая выражение, которое может ссылаться на одно поле или несколько полей в одном или нескольких таблицах. Предположим, что необходимо убедиться, что суммы, вписаные в запись счетов, всегда больше $ 0,00. Для этого используйте ограничение проверки, объявив ключевое слово CHECK и выражение проверки в пункте ADD CONSTRAINT из заявления ALTER TABLE.

Выражение, используемое для определения ограничения проверки, также может относиться к более чем одному полю в одной таблице или к полям в других таблицах и может использовать любые операции, допустимые в access SQL, такие как операторы SELECT, математические операторы и агрегированные функции. Выражение, определяющие ограничение проверки, может быть не более 64 символов.

Предположим, что необходимо проверить кредитный лимит каждого клиента, прежде чем он будет добавлен в таблицу клиентов. Используя заявление ALTER TABLE с оговорками ADD COLUMN и CONSTRAINT, создайте ограничение, которое будет проверять значение в таблице CreditLimit для проверки кредитного лимита клиента. Используйте следующие SQL для создания таблицы tblCreditLimit, добавьте поле CustomerLimit в таблицу tblCustomers, добавьте ограничение проверки в таблицу tblCustomers и проверьте ограничение проверки.

Обратите внимание, что при выполнении заявления UPDATE TABLE вы получаете сообщение о том, что обновление не удалось, так как оно нарушило ограничение проверки. Если вы обновим поле CustomerLimit до значения, равного или менее 100, обновление будет успешным

Поддержка и обратная связь

Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь.

Изменение размеров полей и строк

Если ваши поля и строки слишком малы или велики для данных, содержащихся в них, вы всегда можете изменить их размер, чтобы отображался весь текст.

Чтобы изменить размер поля:

1. 1. Поместите курсор над правой сеткой в заголовке поля. Ваша мышь станет двойной стрелкой.

1. 2. Нажмите и перетащите линию сетки вправо, чтобы увеличить ширину поля или влево, чтобы уменьшить ширину поля.

1. 3. Отпустите мышь. Ширина поля будет изменена.

Чтобы изменить размер строки:

1. 1. Поместите курсор на нижнюю линию сетки в серой области слева от строки. Ваша мышь станет двойной стрелкой.

1. 2. Нажмите и перетащите линию сетки вниз, чтобы увеличить высоту строки или вверх, чтобы уменьшить высоту строки.

1. 3. Отпустите мышь. Высота строки будет изменена.

Разрыв связи между таблицами

Иногда требуется разорвать связь между табличными диапазонами. Причиной этого может быть, как вышеописанный случай, когда требуется изменить массив, вставленный из другой книги, так и просто нежелание пользователя, чтобы данные в одной таблице автоматически обновлялись из другой.

Способ 1: разрыв связи между книгами

Разорвать связь между книгами во всех ячейках можно, выполнив фактически одну операцию. При этом данные в ячейках останутся, но они уже будут представлять собой статические не обновляемые значения, которые никак не зависят от других документов.

1. В книге, в которой подтягиваются значения из других файлов, переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Изменить связи», который расположен на ленте в блоке инструментов «Подключения». Нужно отметить, что если текущая книга не содержит связей с другими файлами, то эта кнопка является неактивной.

Запускается окно изменения связей. Выбираем из списка связанных книг (если их несколько) тот файл, с которым хотим разорвать связь. Щелкаем по кнопке «Разорвать связь».

Открывается информационное окошко, в котором находится предупреждение о последствиях дальнейших действий. Если вы уверены в том, что собираетесь делать, то жмите на кнопку «Разорвать связи».

После этого все ссылки на указанный файл в текущем документе будут заменены на статические значения.

Способ 2: вставка значений

Но вышеперечисленный способ подходит только в том случае, если нужно полностью разорвать все связи между двумя книгами. Что же делать, если требуется разъединить связанные таблицы, находящиеся в пределах одного файла? Сделать это можно, скопировав данные, а затем вставив на то же место, как значения. Кстати, этим же способом можно проводить разрыв связи между отдельными диапазонами данных различных книг без разрыва общей связи между файлами. Посмотрим, как этот метод работает на практике.

1. Выделяем диапазон, в котором желаем удалить связь с другой таблицей. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. В раскрывшемся меню выбираем пункт «Копировать». Вместо указанных действий можно набрать альтернативную комбинацию горячих клавиш Ctrl+C.

Далее, не снимая выделения с того же фрагмента, опять кликаем по нему правой кнопкой мыши. На этот раз в списке действий щелкаем по иконке «Значения», которая размещена в группе инструментов «Параметры вставки».

После этого все ссылки в выделенном диапазоне будут заменены на статические значения.

Как видим, в Excel имеются способы и инструменты, чтобы связать несколько таблиц между собой. При этом, табличные данные могут находиться на других листах и даже в разных книгах. При необходимости эту связь можно легко разорвать.

Опишите, что у вас не получилось.
Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Установка связеймежду таблицами БД Access 2007

Логические связи устанавливаются между одноименными полями таблиц базы данных Access 2007. Связь данных в одной таблице с данными в других таблицах осуществляется через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля. В нашем случае мы должны установить логические связи между таблицами: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и Успеваемость.

Для установления связей используем ключевые поля: КодГруппы, КодСтудентов и КодДисциплины. Например, между первичным ключом (КодГруппы) tables Группы студентов и вторичным ключом (КодГруппы) tables Студенты устанавливаем связь один — ко — многим.

Прежде чем приступить к созданию логических связей надо в Окне редактирования закрыть все tables и перейти на вкладку Работа с базами данных. Затем щелкнуть на пиктограмме Схема данных, в окне редактирования появится активное диалоговое окно «Добавление таблицы» на фоне неактивного окна Схема данных (рис. 1).

Рис. 1.

В окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и нажать кнопку Добавить, при этом в окне «Схема данных» появятся все tables (рис. 2). После этого необходимо закрыть окно диалога.

Рис. 2.

Далее необходимо установить связи между табл. в окне Схема данных. Для этого в окне Схема данных необходимо отбуксировать (переместить) поле КодГруппы из таблицы Группы студентов на соответствующее поле tables Студенты, в результате этой операции появится окно «Изменение связей» (рис. 3) .

Рис. 3.

В появившемся окне диалога «Изменение связей» (рис. 3) необходимо установить флажки: «Обеспечить целостность данных», «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей», убедиться в том, что установлен тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать.

В окне Схема данных появится связь один-ко-многим между таблицами Группы студентов и Студенты. Аналогичным образом надо связать поля КодСтудента в таблицах Студенты и Успеваемость, а затем поля КодДисциплины в таблицах Успеваемость и Дисциплины. В итоге получим Схему данных, представленную на рисунке 4.

Рис. 4.

После установки связей между таблицами, окно Схема данных необходимо закрыть. Далее необходимо осуществить заполнение всех таблиц. Заполнение целесообразно начинать с табл. Группы студентов, так как поле КодГруппы табл. Студенты используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля табл. Студенты.

Затем установить связи между табл. «Студенты» и «Успеваемость», «Дисциплины» и «Успеваемость», так как поля КодСтуденты и КодДисциплины табл. Успеваемость используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующих полей таблицы Успеваемость.

Далее >>> Раздел: 2.4.4. Заполнение таблиц базы данных Access 2007

Microsoft Access

Офисный программный продукт от «Майкрософт» известен на рынке ПО уже довольно продолжительное время. Он поставляется вместе с текстовым редактором Worfd, табличным процессором Excel и прочими, входящими в линейку «офиса». Можно Access (читается как «аксес», дословный перевод — «доступ») приобрести и отдельно от его «коллег». Рекомендуется купить, разумеется, лицензионный софт, но ни для кого не секрет, сколько пиратских репаков можно найти на просторах Сети, в виде обычных файлов или раздач торрентов. «Майкрософт Аксес» доступен даже в портативной сборке. Она, не требующая инсталляции и особых навыков работы с ПК, лучше всего подходит для выбора, если ПО не будет использоваться продолжительно и часто.

Из контекста ясно, что «Майкрософт Аксес» — это система управления базами данных. Причем одна из популярнейших. Она является реляционной, что значит, она основана на логической модели данных, которая в ходе своей работы обращается к теории множеств и логике первого порядка. Связь многие-ко-многим в Access (примеры будут даны в ходе объяснения) реализуется очень и очень просто. Рассмотрим ее.

Связывание таблиц на схеме данных

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (Relationships) (рис. 2.27).

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис, Схема данных (Tools, Relationships). По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Поэтому сюда будет включена, например, наша новая таблица «Список рассылки оповещений», которая была связана с таблицей «Клиенты» (Customers) при помощи Мастера подстановок (см. разд. «Использование Мастера подстановок» выше в данной главе).

Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу (Hide table). Например, на рис. 2.27 таблица «Список рассылки оповещений» скрыта.

Удаление таблицы из схемы данных не означает удаление ее из базы данных, просто она не присутствует в схеме.

Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу («Список рассылки оповещений») или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду Добавить таблицу (Show table).
2. В диалоговом окне Добавление таблицы (Show table) раскрыть вкладку Таблицы (Tables), выбрать из списка таблицу «Список рассылки оповещений», и нажать кнопку Добавить (Add) (рис. 2.28).

Если нужно добавить к схеме несколько таблиц, придется повторить эту операцию для каждой таблицы.

В данном случае связь между таблицами Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым.

Согласованные типы данных означают следующее: если ключевое поле имеет тип данных Счетчик (AutoNumber), то соответствующее ему поле в другой таблице должно иметь тип Длинное целое (Long Integer). В остальных случаях типы данных должны просто совпадать.

Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships) (рис. 2.29).

Альтернативный вариант — выбрать команду Связи, Изменить связь (Relationships, Edit Relationships) из главного меню Access. Эта команда появляется в меню, когда открыто окно Схема данных (Relationships).

1. В диалоговом окне

Изменение связей (Edit Relationships) можно выбрать из списков названия связанных таблиц и полей для связывания. Если отношение между таблицами «один-ко-многим», то слева из списка Таблица/запрос (Table/ Query) выбирается главная таблица и поле в этой таблице, а справа из списка Связанная таблица/запрос — подчиненная и соответственно поле в ней. Если отношение «один-к-одному», то порядок таблиц значения не имеет. Если вы устанавливали связь графически, то все поля в списках уже выбраны, и нужно только определить правила ссылочной целостности.

По умолчанию устанавливается первый переключатель. Нажать кнопку ОК.

Когда создается новая связь, можно также воспользоваться кнопкой Новое (Create New) и в окне Создание (Create New) ввести имена связываемых таблиц и имена полей, используемых для связи. Нажать кнопку ОК.

После установки всех параметров связи необходимо нажать кнопку ОК в окне Параметры объединения (Edit Relationship) и закрыть окно Схема данных (Relationship), нажав на кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна.

Что представляет собой БД?

Как известно, база данных представляет собой инструмент сбора и структурирования информации. В БД можно хранить данные о людях, заказах, товарах и т. п. Многие БД изначально выглядят как небольшой список в текстовом редакторе либо электронной таблице. Но в связи с увеличением объёма данных, список наполняется лишней информацией, появляются несоответствия, не всё становится понятным… Кроме того, способы поиска и отображения подмножеств данных при использовании обычной электронной таблицы крайне ограничены. Таким образом, лучше заранее подумать о переносе информации в базу данных, созданную в рамках системы управления БД, например, в такую, как Access.

База данных Access — это хранилище объектов. В одной такой базе данных может содержаться более одной таблицы. Представьте систему отслеживания складских запасов с тремя таблицами — это будет одна база данных, а не 3.

Что касается БД Access, то в ней все таблицы сохраняются в одном файле совместно с другими объектами (формами, отчётами, модулями, макросами).

Для файлов БД, созданных в формате Access 2007 (он совместим с Access 2010, Access 2013 и Access 2016), применяется расширение ACCDB, а для БД, которые созданы в более ранних версиях, — MDB. При этом посредством Access 2007, Access 2013, Access 2010 и Access 2016 вы сможете, при необходимости, создавать файлы и в форматах более ранних версий (Access 2000, Access 2002–2003).

Применение БД Access позволяет:
• добавлять новые данные в БД (допустим, новый артикул складских запасов);
• менять информацию, находящуюся в базе (перемещать артикул);
• удалять данные (например, когда артикул продан либо утилизирован);
• упорядочивать и просматривать данные разными методами;
• обмениваться информацией с другими людьми посредством отчётов, сообщений, эл. почты, глобальной или внутренней сети.

Понимание таблиц

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями.

Поле — это способ организации информации по типу. Подумайте о названии поля как о вопросе и каждой ячейке в этом поле в качестве ответа на этот вопрос.

Запись — это одна единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. Каждая запись имеет свой идентификационный номер. В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен.

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью как поля, так и записи. Например, если у вас есть таблица имен и контактная информация, каждый человек будет представлен записью, и каждый фрагмент информации о каждом имени человека, номере телефона, адресе и т. Д. Будет содержаться в отдельном поле в строке этой записи.