Microsoft access (2016) русская версия

Отчеты Microsoft Access

Отчеты — многофункциональный способ получения со всех возможных источников таблицы. Конфигурация отчетов настолько многогранна, что получить сведения возможно почти любые, зависит это лишь от количества введенной в базу.

Microsoft Access предоставляет для применения несколько типов отчетов:

• Отчет — аксесс создаст автоматически отчет, собрав всю имеющуюся информацию;
• Пустой отчет — чистая форма, для заполнения которой вам нужно будет выбрать одно из необходимых для заполнения полей;
• Мастер отчетов — удобный инструмент для создания отчетов и форматирования полученных материалов.

Преимуществом пустого отчета является то, что пользователь самостоятельно имеет возможность добавить, удалить и настроить поля, а также заполнить их так, как будет удобно.

Об авторе

Павел Угрюмов

Основатель и главный редактор компьютерного журнала PClegko. Маркетолог, предприниматель и и путешественник. Проект интернет-журнал PClegko — моё хобби. Но я планирую вырастить его в мировой проект. Каждая ваша оценка статьи и оставленный комментарий очень важны для меня. Если проект вам нравится, то буду рад если вы меня поддержите:) В ссылке находится мой основной проект. Буду рад, если загляните!

Differences between Access and Excel

Microsoft Access and Excel are very similar yet very different. Here, are some important difference points between both of them-

Report

• A report is an object in MS Access that is designed for formatting, calculating and printing selected data in an organized way.
• It contains information from tables and also information that are there in the report design.
• Reports are helpful as they allow you to present all information of your database in an easy-to-read format.

Let’s take an MS Access databases example of ‘Contact’ DB default report – ‘Phone Book.’

Step 1) Click on ‘Phone Book’ under ‘Report’ section. The system will open the inbuilt ‘Phone Book’ report.

It will display Contact Name, Home, Business and Mobile name displayed

for each record present.

Step 2) Now suppose that we want to edit the report Heading from ‘Home’ to ‘Home Number.’ Right click and click on ‘Design View.’

The system will open the Report in Design view.

Step 3) Edit the name you want to update and Press ‘Ctrl+S’.

Step 4) Double click ‘Phone book’ under reports

Result: Label is updated from ‘Home’ to ‘Home Phone.’

История[Источник 1]

Проект Omega

Первая попытка Microsoft продать продукт реляционная база данных была в середине 1980-х годов, когда Microsoft получила лицензию на продажу R:Base. В конце 1980-х годов Microsoft разработала собственное решение под кодовым названием Omega.

Проект Cirrus

После того, как проект Omega был отменен, некоторые из его разработчиков были назначены проекту Cirrus (большинство из них были назначены команде, создавшей Visual Basic). Его целью было создать конкурента для приложений как Paradox или dBase, которая будет работать в Windows. После того, как Microsoft приобрела FoxPro, появились слухи о том, что проект Microsoft может быть заменен на него, но компания решила разработать их параллельно. Предполагалось, что проект будет использовать Extensible Storage Engine (Jet Blue), но в итоге была предоставлена поддержка только Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). Проект использовал часть кода как из проекта Omega, так и из предварительной версии Visual Basic. В июле 1992 года бета-версии Cirrus отправлены разработчикам, а имя Access стало официальным названием продукт.

Обзор интерфейса пользователя

Далее будут подробно рассмотрены основные элементы управления при работе с БД.

Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны. Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам

Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.

Пользовательский интерфейс:

• «Backstage» (создать). Элемент интерфейса появляется после старта программы и позволяет пользователю выбрать шаблон для создания БД. В процессе работы, чтобы перейти на данную вкладку необходимо проследовать по пути «Файл» и «Создать».
• «Файл». Позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, а также выставить параметры Access и установить подходящую тему оформления.
• «Лента». Является основным элементом при работе с редактором. Она содержит в себе модули с инструментами для создания и редактирования БД. В нее также входит панель быстрого доступа, на которой размещены наиболее часто используемые компоненты.
• «Область навигации». Позволяет увидеть результат выполненных действий и отражает структуру БД.
• «Диалоговое окно». Элемент интерфейса, с помощью которого пользователь может уточнить параметры объекта.
• «Контекстное меню». Чтобы отобразить компонент, потребуется щелкнуть «ПКМ» на элементе объекта. В него входят команды, которые зависят от выполняемой задачи.
• «Строка состояния». Используется для переключения режима представления документа, и для отображения состояния текущей операции.

Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.

MS Access Строковые функции

Версии[Источник 2]

Нет версий Access между 2.0 и 7.0, потому что версия Office 95 была запущена с Word 7. Все продукты Office 95 имеют возможности Object Linking and Embedding | OLE 2, а Access 7 показывает, что это был совместим с Word 7.

Версия № 13 была пропущена.

Important Terms and Basic Objects

Now in this Microsoft Access tutorial, we will learn about some important terms and basic objects in MS Access:

Table

• A Table is an object which stores data in Row & Column format to store data.
• A Table is usually related to other tables in the database file.
• Each column must have Unique name
• We can also define Primary Key in a table.

Query

• Queries answer a question by selecting and sorting and filtering data based on search criteria.
• Queries show a selection of data based on criteria (limitations) you provide.
• Queries can pull from one or more related Tables and other Queries.
• Types of Query can be SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE.

Form

• A form is a database object that you can use to create a user interface for a database application.
• Forms help you to display live data from the table. It mainly used to ease the process of data entry or editing.

Report

• A report is an object in desktop databases primarily used for formatting, calculating, printing, and summarizing selected data.
• You can even customize the report’s look and feel.

Macros

Macros are mini computer programming constructs. They allow you to set up commands and processes in your forms, like, searching, moving to another record, or running a formula.

Свойства таблиц и полей в Access

Кроме того, что поля базы данных определяют структуру этой базы, они предназначены для определения групповых свойств сведений, которые записаны в ячейках, принадлежащих каждому из полей. Основные свойства полей таблиц Microsoft Access:

1. Имя поля необходимо для того, чтобы определить, каким образом необходим обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой. Стандартные имена полей используются, как заголовки столбцов таблицы.
2. Тип поля служит для определения типа данных, содержащихся в конкретном поле.
3. Размер поля с максимальной длиной информации, измеряемой символами, которая допустима для рассматриваемого поля.
4. Формат поля отражает метод форматирования сведений в ячейках, относящихся к полю.
5. Маска ввода необходима для определения формы, согласно которой осуществляют ввод данных.
6. Подпись позволяет распознать заголовок столбца таблицы для конкретного поля. В том случае, когда подпись отсутствует, заголовок столбца является свойством Имя поля.
7. Значение по умолчанию является тем значением, которое отображается в ячейках поля автоматически, относится к средству автоматизации ввода данных.
8. Условие на значение представляет собой ограничение, которое используют, чтобы проверить корректность ввода информации, является средством автоматизации ввода, которое используется, обычно, для сведений в числовом, денежном типе или типе даты.
9. Сообщение об ошибке является текстовым оповещением, которое отображается автоматически, когда ошибочные данные вводятся в поле. Данное поле является обязательным, то есть свойством, которое определяет обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
10. Пустые строки представляют собой свойство, разрешающее ввод пустых строковых.
11. Индексированное поле предусмотрено для тех полей, операции в которых предусматривают поиск или сортировку записей по значению, за счет чего данные процессы существенно ускоряются. Индексированные поля позволяют проверять значения в записях по данному полю на отсутствие повторов, что обеспечивает автоматическое исключение дублирования информации.

Так как разные поля содержат информацию неодинакового типа, то их свойства могут отличаться, исходя из типа данных. К примеру, перечисленные свойства применяются к полям в основном с текстовым типом. Для полей другого типа характерно наличие или отсутствия этих свойств, либо их дополнение другими свойствами

Данные, представляющие действительные числа, включают важное свойство в виде количества знаков после десятичной запятой. Однако для полей, в которых хранятся изображения, звукозаписи, видео и другие объекты OLE, перечисленные свойства не актуальны

Примечание

Информация в базе данных имеет вид двухмерной таблицы. Строки в ней называют записями, а столбцы — полями. Определения «запись» и «поле» используют при описании таблиц, а термины «строка» и «столбец» целесообразно употреблять, когда речь идет о результатах выполнения запросов.

Общие характеристики таблицы определяются свойствами таблицы Access. Заполнять такие свойства не является необходимостью. Для открытия окна свойств таблице в режиме конструктора нужно нажать на кнопку «Свойства» (Ргорегties), расположенную на панели инструментов.

Любая таблица характеризуется следующими свойствами:

Способ 3: поиск в интернете

Если вас не устраивает первые два варианта, то можно попробовать найти и скачать Microsoft Access бесплатно в интернете через поисковики. Сразу предупреждаю, что данный вариант не является легальным, и все риски по скачиванию нелицензионного ПО вы берете на себя. По таким запросам как «скачать Microsoft Access» или «Microsoft Access бесплатно» в интернете миллионы сайтов, пользоваться которыми я крайне не рекомендую. Тут могут быть как и откровенные «левые» сайты, которые занимаются распространением всевозможного вирусного ПО, так и просто сайты-пустышки, на котором ничего кроме потраченных нервов не получите.

Структура приложения

Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.

Компоненты:

• таблица. Компонент приложения предназначен для записи и хранения данных;
• запрос. Элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Является средством для обращения к связанным БД и стороннему ПО;
• форма. Объект используется для представления введенной информации в более удобном для пользователя виде;
• отчет. Позволяет получить конечный результат в виде готового документа;
• макрос. Он представляет собой элемент, содержащий в себе последовательное описание для выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверка изменения данных в одной из таблиц;
• модуль. Компонент, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic. С его помощью редактор существенно расширяет функционал. Достигается это благодаря использованию функций и процедур, призванных реагировать на те или иные изменения;
• страница доступа. С ее помощью можно получить доступ к удаленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах.

Привилегии и достоинства среды Microsoft Access

Профессиональная среда разработки баз данных Microsoft Access получила ряд существенных отличий и характеристик, выделяющих данный проект наряду с СУБД от других разработчиков. В частности, в продукте были реализованы следующие основные опции и фишки:

• огромное обилие стандартизированных форматов и типов данных. Представлены категории числовых, bigint полей, даты и времени, логические структуры, вложения, гиперссылки, а также вычисляемые поля, содержащие специальные формулы для подсчета значений в режиме реального времени
• индивидуальная проверка значений полей на соответствие заданным правилам. В дополнение, пользователь может указать специальные маркеры для проверки уникальности, индексирования и обязательного ввода необходимых значений
• таблицы можно создавать как вручную, так и с помощью специального конструктора, предоставляющего наглядную визуальную методику управления объектами БД из песочницы. То же самое касается запросов и форм
• встроенный мастер формирования отчетов. Отчеты предназначены для минимизации бумажного документооборота на предприятии, и позволяют сформировать гибко настраиваемые изменяемые электронные документы, извлекая динамические данные из полей таблиц и помещая их на форму вместо статических шаблонов
• создание источников данных на основе XML или текстового файла, HTML или Excel-документа, базы данных SQL Server или Azure, файла dBase, онлайн-служб данных, списка SharePoint, ODBC-контейнера или папки Outlook
• сжатие или восстановление базы данных Access в архивную или из резервной копии соответственно
• интеллектуальный анализ таблиц, предотвращающий дублирование информации, и автоматически разделяющий поля с повторными данными по отдельным таблицам, дабы обеспечить целостность данных в Access
• встроенный ассистент поддержки, помогающий при изучении базовых инструментов и функций Access.

На нашем веб-портале вы можете бесплатно скачать любой билд русской версии СУБД Access без предварительной регистрации. Версии для настольных оболочек Windows и macOS доступны для тех изданий продукта, где совместимость была официально заявлена разработчиком. Стоит лишь выбрать нужную вам ревизию комплекта ПО и установить дистрибутив на компьютер или ноутбук. Апплет не поддерживается мобильными устройствами на базе Android и iOS, поскольку мобильные гаджеты способны содержать лишь клиентскую часть проекта БД.

Создание базы данных Microsoft Access

Работавшие в описываемом софте юзеры знают, что перед началом работы в майкрософт аксесс нужно сделать чистый файл базы, или, открыть уже существующий.

После открытия аксесс найдите в основном меню и нажмите кнопку “Файл”, в нём отыщите пункт “Создать”. После создания нового документа перед вами откроется пустая таблица. Для оптимально простого создания базы, пользователю на выбор даются готовые макеты, использование которых позволяет создать базу, заранее направленную на определенную задачу. Данная функция помогает вам моментально начать работать с таблицей, не настраивая форму вручную.

Назначение Access

Всем привет. Тема данной статьи — основное назначение Access. Но прежде чем освоить основное назначение Access, давайте разберем понятие базы данных.База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ. Наиболее распространенным типом модели представления данных является реляционный (relational) тип. Название «реляционный» объясняется тем, что каждая запись в базе данных содержит информацию, относящуюся (related) к одному конкретному объекту. Кроме того, с информацией, принадлежащей разным объектам, можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой (related) данных. В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц. Одной из самых популярных сегодня настольных систем управления базами данных, включенных в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, является Microsoft Office Access (далее — Access). Она предназначена, как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.

Основными функциями Access являются: • определение данных, то есть определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой: • обработка данных, включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление; обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией; • управление данными, то есть указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных — текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать. Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между MS Access и любым другим приложением Windows. OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access; в качестве объектов могут выступать рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и другие.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса — конструктор форм. Для получения распечаток используется конструктор отчётов. Автоматизация рутинных операций может выполняться с помощью макрокоманд. Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений.

Access имеет три основных режима работы: • режим запуска, позволяющий осуществлять сжатие и восстановление базы данных без ее открытия; • режим конструктора, в котором можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить формирование отчётов перед печатью; • режим выполнения, при котором в главном окне выводятся окна объектов баз данных.В состав любой базы данных Access входят следующие элементы: • таблицы, которые состоят из записей, содержащих данные о конкретном предмете; • формы, используемые для ввода и просмотра таблиц в окне формы и позволяющие ограничить объем информации, отображаемой на экране в требуемом виде; • отчёты, используемые для отображения информации, содержащейся в базе данных; • запросы, являющиеся средством извлечения информации из базы данных; • модули, содержащие VBA-код. используемый для написания процедур обработки событий. В этом уроке вы узнали основное Назначение Access. Если было интересно, то крайне рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

MS Access Функции дат

Отличие Access от Excel

Excel рассматривал бы все эти вещи как отдельные и несвязанные фрагменты информации. В Excel вам нужно будет вводить каждую отдельную информацию о человеке или типе печенья каждый раз, когда вы упомянули об этом, потому что эта база данных не будет относительной, как база данных Access. Проще говоря, реляционные базы данных могут распознавать, что может сделать человек: если одни и те же слова появляются в нескольких списках, они ссылаются на одно и то же.

Тот факт, что реляционные базы данных могут обрабатывать информацию таким образом, позволяет вам вводить, искать и анализировать данные более чем в одной таблице за раз. Все эти вещи было бы трудно сделать в Excel, но в Access даже сложные задачи могут быть упрощены и сделаны достаточно удобными для пользователя.

Новые статьи

• Проектирование собственной базы данных в Access — 21/08/2018 15:16
• Форматирование форм в Access — 21/08/2018 15:11
• Создание форм в Access — 21/08/2018 15:05
• Изменение таблиц в Access — 21/08/2018 14:58
• Дополнительные параметры отчета в Access — 21/08/2018 14:48
• Создание отчетов в Access — 21/08/2018 14:42
• Дополнительные параметры дизайна запроса в Access — 21/08/2018 14:36
• Проектирование запроса в Access — 21/08/2018 04:49
• Сортировка и фильтрация записей в Access — 21/08/2018 04:37
• Работа с формами в Access — 21/08/2018 04:25
• MS Access — Работа с таблицами, создание, удаление, настройка внешнего вида — 20/04/2018 17:18
• MS Access — Управление базами данных и объектами — 30/03/2018 16:18
• Начало работы в Access. Знакомство с Access 2010 — 10/02/2018 18:24
• MS Access: Введение в объекты — Таблицы, формы, запросы и отчеты — 07/02/2018 08:32

Описание Microsoft Access

Microsoft Access — популярная, востребованная система управления базами данных, основанная на фирменном движке от лидирующего мирового разработчика ПО и использующая эксклюзивные наработки в области проектирования данных и нормализации отношений между дискретными таблицами и сущностями БД. В программе доступен интуитивный конструктор таблиц, позволяющий автоматизировать все стандартные операции в среде Access, а также создавать индексы и ключи посредством штатного графического интерфейса, доступного в редакторе. То же самое касается и запросов: пользователь может делать выборку данных из таблиц, применять сортировку, группировку или объединение извлекаемого содержимого посредством нескольких нажатий мыши. В оболочке СУБД также доступно генерирование графических форм для демонстрации контента в наглядном репрезентативном стиле с опцией предварительной калькуляции, преобразования или обработки числовых и текстовых данных соответственно. Наконец, нативная оболочка приложения Access позволяет генерировать индивидуализированные отчеты с целью предоставить конечному пользователю максимально информативную и четкую информацию в нужном визуальном представлении.

Create Table – Design View

Step 1) First Click Create tab. Then from Tables group, click Table.

Step 2) Table Dialog box appears. For each Field enter Filed Name, Data Type and Description.

Steps 3) To Add Course_ID as Primary Key, select it and Click on ‘Primary Key.’ Course_Id will be Preceded by KEY ICON as shown below:

Steps 4) Press ‘Ctrl+S.’ Enter the Table Name and Click OK

Result:

How to Switch views between Datasheet and Design

Now in this MS Access tutorial, we will learn how to switch views between Datasheet and Design:

To switch views, between the datasheet (spreadsheet view) and the design view, click the ‘View’ button in the top-left hand corner of the Access Ribbon (shown in the Home/Help/Design Tabs). And Click on the View you need to display.

For Example: Let’s Assume You want to switch to the newly created table ‘Course_strength’ from ‘Design view’ to ‘Data Sheet’ View.

Step 1) Click on Datasheet View

Result:

Создание новой базы данных

Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.

Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы, пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.